Tổng quan

Thủ thuật này áp dụng cho những cán bộ phòng ban, nhân viên cấp dưới văn thư, những nhà làm e-mail marketing, thư ký, những người cần gởi thư một loạt đến đa số người với một mẫu sử dụng chung

Trộn thư là gì?

Trộn thư, tốt Mail merge là phương pháp xây dựng những email dựa trên một mẫu mã chung, vào đó một vài thông tin được mang từ danh sách dữ liệu khách có sẵn.

Bạn đang xem: Cách dùng yet another mail merge

Trộn thư được áp dụng trong một vài trường thích hợp như: viết thư mời họp, thư mời hội thảo, giấy khen cho các người. Các hình thức này đều sở hữu chung một mẫu mã khung sẵn, riêng chúng ta tên, địa chỉ, chức danh là dựa vào vào từng tín đồ và được mang từ vào bảng dữ liệu sửa chữa vào.

Nếu không cần sử dụng trộn thư, bạn sẽ phải viết thư mang lại từng bạn rồi từ thay thủ công các thông tin cá nhân cho thích hợp với danh sách dài mang đến hàng chục, hàng trăm ngàn người.

Nếu dùng trộn thư trường đoản cú động, bạn chỉ việc soạn 1 thư cần sử dụng chung, trong các số đó các địa điểm điền thông tin cá nhân được tự động lấy trường đoản cú file dữ liệu với thời gian rất nhanh.

Mail Merge (trộn thư) trong tin nhắn có tính năng gì?

Đây là sự kết hợp giữa trộn thư với gửi email một loạt (Masss mail). Tức là sau lúc thư được trộn kết thúc từng e-mail, thư đã được tự động gửi đến fan nhận thông qua tài khoản tin nhắn của mình.

Để sử dụng chức năng này, bạn cần có:

Một file dữ liệu danh sách tin tức những nhân vật đề xuất gửi e-mail (Tên, địa chỉ cửa hàng email,). Tệp dữ liệu này ở dưới dạng Google SheetSoạn sẵn một email mẫu và khắc ghi các địa chỉ chèn thông tin cá thể trong tệp tin dữ liệu.Gmail đã tự điền vào vị trí trống những thông tin cá nhân lấy từ file dữ liệu khớp ứng với các vị trí được ghi lại trong e-mail mẫu.

Giả sử chúng ta cần nhờ cất hộ một loạt e-mail với ngôn từ sau đây

Kính gởi thầy,cô/anh,chị: Họ cùng tên fan ngưởi nhận

P TCCB xin giữ hộ thầy, cô/anh, chịthôngtin vềtiềnvượtkhối lượng các bước của Khối Phòng chức năng năm học tập 2017-2018 theo định suất bởi lãnh đạo những đơn vị xác định, nỗ lực thể:

Stt


Họ cùng tên

Đơn vị

Tổng tiền

STT

Họ và tên fan ngưởi nhận

Tên phòng ban

Số chi phí được nhận

Trân trọng kính báo./.

Xem thêm: Top 8 Thực Phẩm Chức Năng Tăng Chiều Cao, Cho Trẻ Tốt Nhất 2021

P. TCCB

Sau khi xem xét nội dung yêu cầu gửi trên họ có thừa nhận xét rằng các thông tin phải gửi cho những người dùng gồm chung một khuôn dạng, chỉ có một trong những thông tin sau là nuốm đổi:

Họ với tênTên phòng banSố tiền được nhận

Cài đặt Add-ons Mail Merge mang đến Google Sheet

Bước 1: chuẩn bị cài đặt công vậy Mail Merge đến Google Sheet

Đăng nhập vào Google và tuân theo hình vẽ


*

*

Doc Merge with AttachmentsGMS MailMergeDocument Studio.

Tuy nhiên tư liệu này đang tập phổ biến vào áp dụng Yet Another Mail Merge để gửi thư điện tử đồng loạt. Những công cố khác đều phải có tính năng giống như và sẽ được đề cập đến ở các tài liệu chỉ dẫn khác.

Yet Another Mail Merge là 1 trong Add-ons miễn mức giá cho Google Sheet. Ttuy nhiên tương tự như các dụng cụ khác được liệt kê sinh hoạt trên, nó chỉ được cho phép người gởi 50 thư vào một ngày. Quá qua con số này chúng ta cần bắt buộc trả phí. Tuy nhiên khi rất cần phải gửi cho con số người lớn hơn 50 chúng ta có thể dùng kết hợp nhiều pháp luật để gửi

Cài đặt Yet Another

Click vào menu Add-ons và lựa chọn mục Get add-ons


*

Màn hình tìm kiếm kiếm Add-ons hiện nay ra. Nhập trường đoản cú khóa Yet Another vào ô tì kiếm để khối hệ thống lọc hồ hết Add-on mà ta yêu cầu tìm


*

*

Màn hình yêu cầu xác nhận xuất hiện. Click vào tài khoản mà bạn muốn dùng để bệnh thực. Thường thì nếu chúng ta chỉ cần sử dụng một thông tin tài khoản gmail thì danh sách chỉ hiện ra một thông tin tài khoản đó. Nếu như không danh sách sẽ xuất hiện nhiều tài khoản


Sử dụng Yet Another Mail Merge để gửi thư sản phẩm loạt

Bước 1: so với Template của thư điện tử để tìm thấy những tin tức khác biệt

Chúng ta sẽ dùng ví dụ sau để phân tích Template

Kính gởi thầy,cô/anh,chị: Họ cùng tên người ngưởi nhận

P TCCB xin giữ hộ thầy, cô/anh, chịthôngtin vềtiềnvượtkhối lượng công việc của Khối Phòng tính năng năm học tập 2017-2018 theo định suất vì lãnh đạo các đơn vị xác định, ráng thể:

Stt

Họ với tên

Đơn vị

Tổng tiền

stt

Họ với tên fan ngưởi nhận

Tên chống ban

Số tiền được nhận

Trân trọng kính báo./.

P. TCCB

Sau khi chứng kiến tận mắt xét nội dung buộc phải gửi trên bọn họ có dìm xét rằng các thông tin buộc phải gửi cho tất cả những người dùng tất cả chung một khuôn dạng, chỉ có một vài thông tin sau là ráng đổi:

Số lắp thêm tựHọ cùng tênTên chống banSố chi phí được nhận

Chúng ta sẻ tạo ra một google sheet để mang các tin tức này vào

Bước 2: chuẩn bị dữ liệu đến sheet như hình dưới


Giả sử bọn họ cần gửi tin tức cho bốn tín đồ với các trường tin tức đã phân tích ở template nói trên. Chúng ta tạo một sheet tất cả thành phần header. Tiêu để của những header này rất tốt là không có dấu phương pháp và không tồn tại dấu. Như bên trên hình trên thì tiêu nhằm của cột thông tin Họ và tên vẫn là FullName. Bạn có thể đặt tiêu nhằm tùy ý nhưng xem xét là đề nghị tuân theo các qui tắc nghỉ ngơi trên dường như chúng ta tất cả thêm trường thư điện tử để lưu tin tức của email cần gởi đến.

Chú ý họ có list 4 người, nên chúng ta không để thêm bât kỳ tài liệu gì vào các hàng bên dưới (các hàng đề cập tử hàng lắp thêm 6. Để cho chắn chắn chắn chúng ta bôi đen một số dòng dưới và xóa bọn chúng đi


Kế tiếp bọn họ sẽ sử dụng Gmail để tạo thành một template mang đến nội dung thư điện tử sẽ gửi

Bước 3. Chế tạo template mang lại Gmail

Vào gmaiil tạo nên một thư mới. Chú ý trường địa chỉ cửa hàng người gửi quăng quật trống

Trường Subject gõ: Kính gửi FullName

Như vậy lúc gửi tự động hệ thống đã quét cột FullName và sửa chữa thay thế bằng họ tên thực sự.

Phần văn bản của email chúng ta làm như hình dưới


Thay thế các nội dung bởi tiêu đề của header: tiêu đề của header

Email nói trên sẽ tiến hành lưu vào mục Draff Thư nháp. Yet Another Mail Merge sẽ sử dụng template này để gửi thư hàng loạt.

Bước 4: giữ hộ thư 1 loạt dựa theo danh sách ở Google Sheet

Quay lại cùng với Google Sheet đã gồm chứa tin tức mà họ đã tạo ra

Click vào Menu thắng lợi như hình vẽ và tiến hành trình tự các bước được minh họa bởi hình