Trải qua rộng 100 năm, tại sao cho tới giờ vẫn Gantt Chart vẫn là 1 trong những trong những phương thức lập kế hoạch thông dụng và bổ ích nhất vào việc làm chủ dự án?

*

Sơ thiết bị Gantt (hay có cách gọi khác là sơ đồ vật ngang Gantt, biểu thứ Gantt giỏi Gantt Chart) là một số loại sơ đồ dùng để trình diễn các công việc, sự khiếu nại theo thời gian. Sơ thứ sẽ gồm 2 phần chính: trục tung diễn đạt tên các các bước và trục hoành thể hiện những mốc thời hạn cho những quá trình ấy. Nhìn vào một trong những sơ vật Gantt, bạn dễ ợt nắm bắt được những thông tin của từng đầu công việc và của tất cả dự án.

Bạn đang xem: Sơ đồ gantt là gì

Chính do cách sắp xếp thông tin đơn giản và dễ dàng mà lại rõ ràng, trực quan đề nghị nó đã trở thành công cụ hữu ích để lập kế hoạch, lên timeline thực hiện hoặc quản lý tiến độ dự án.

Khởi điểm của sơ vật Gantt

Cuối trong thời gian 1800, kỹ sư người tía Lan Karol Adamiecki đã cách tân và phát triển sơ đồ gia dụng luồng công việc trực quan cơ mà ông gọi là “harmonogram“.

Vào khoảng tầm năm 1910, Henry Gantt, một nhà tư vấn và kỹ sư quản lý đã gửi khái niệm của Adamiecki lên quy trình tiếp theo. Ông xây đắp biểu đồ nhằm người đo lường và thống kê sản xuất biết liệu các bước của bọn họ được thực hiện trước giỏi sau thời hạn cùng đó đó là nền tảng của khí cụ mà chúng ta sử dụng ngày nay.

Doanh nghiệp bạncó cần tớimột sơ vật Gantt không?

Sơ thiết bị Gantt bao gồm thanh ngang được thực hiện để minh họa dòng thời hạn của dự án hoặc công việc. Mỗi thanh thay mặt cho một cách trong các bước với độ lâu năm là biểu hiện lượng thời hạn mà cách đó phải để trả thành.

Sơ đồ dùng Gantt là 1 trong những lựa chọn xuất sắc nếu như các bạn cần:

Trực quan vun ra một kế hoạch dự án và chiếc thời gian: Sơ đồ gia dụng Gantt rất tốt trong việc hiển thị những các bước sẽ được thực hiện, thời gian thực hiện với theo sản phẩm tự nào, tạo thành sự cụ thể trong chiến lược và thời gian của dự án.

Phối thích hợp nhiều bên liên quan: Thông thường, nhiều lũ sẽ thao tác trên các phần không giống nhau của một dự án cùng một lúc. Biểu thiết bị Gantt cung ứng cho bạn góc nhìn về tất cả các thành phần chuyển hễ tại ngẫu nhiên thời điểm rõ ràng nào và bao giờ nên đưa tiếp quá trình cho bạn tiếp theo.

Ước tính thời hạn và cân nặng công việc: đến dù thao tác một mình hay cùng tập thể, biểu đồ dùng Gantt cho thấy thêm bạn đề nghị bao nhiêu thời gian và nguồn lực có sẵn nhân sự để hoàn toàn có thể phân bổ tài nguyên và bố trí thời hạn phù hợp.

Gantt chart là hình thức đơn giản tuyệt nhất của một định kỳ trình dự án, là công cụ cân xứng nếu bạn có nhu cầu cung cung cấp cho nhân viên cấp dưới và đối tác doanh nghiệp một bạn dạng tóm tắt toàn diện và tổng thể về định kỳ trình dự án.

*

Tại sao sơ đồ dùng Gantt lại trở nên phổ cập đến thế?

Vì những ưu điểm của nó

Sơ trang bị Gantt là phương thức tuyệt vời để lập chiến lược cho hầu hết dự án: cân xứng với những công việc đơn giản, không nhiều chồng chéo nhau, thuận lợi xây dựng cùng làm cho tất cả những người đọc dễ nhận biết công việc và thời hạn thực hiện của các công tác; thấy rõ tổng thời hạn thực hiện những công việc.

Quản lý thuộc lúc những thông tin

Chỉ với phương pháp trình bày dễ dàng và đơn giản gồm 2 trục thao tác chính, Gantt chart giúp bạn nắm được rõ những thông tin cần thiết của một dự án: ai là người phụ trách thực thi, thời điểm bắt đầu và thời hạn kết thúc của công việc, mối quan hệ giữa một các bước với toàn thể tiến độ dự án.

⇒ cách thể hiện nay trực quan, đơn giản dễ dàng nhưng rất dễ nắm bắt và mau lẹ nắm được những thông tin chính.

Nâng cao năng suất

Các thông tin về người tiến hành công việc, quy trình tiến độ thực hiện công việc được công bố công khai, giúp từng cá nhân hiểu được sự đặc biệt quan trọng của từng đôi mắt xích trong dự án. Câu hỏi này giúp các thành viên dữ thế chủ động hoàn thành các bước bởi họ phát âm rằng: sự đủng đỉnh của mình chắc hẳn rằng sẽ tác động tới tiến độ triển khai của thành viên khác và của cả dự án.

⇒ Sự dữ thế chủ động trong các bước và hoàn thành các bước với lòng tin trách nhiệm là một trong những yếu tố thúc đẩy gia tăng năng suất.

Sử dụng nguồn lực lượng lao động hiệu quả

Giản đồ dùng Gantt cung cấp cho những người quản lý, đồ mưu hoạch dự án công trình có một chiếc nhìn tổng quan lại về dự án. Điều này giúp cho họ biết phân phối quá trình sao mang lại hiệu quả, bảo vệ các nguồn nhân lực được sử dụng phù hợp và tối ưu.

⇒ giảm bớt tình trạng quá cài đặt công việc, đảm bảo chất lượng dự án

*

Tuy nhiên, Gantt chart lại có một vài ba nhược điểm

Phụ nằm trong vào cấu tạo phân phân chia đã được xây dựng

Trong thực tế, nếu như nhà làm chủ cố cầm cố tạo kết cấu phân chia các bước cùng lúc với việc xây dựng Gantt chart, bọn họ có nguy cơ tiềm ẩn phải có tác dụng lại toàn bộ lịch biểu dự án công trình - nếu có gì đấy bị bỏ sót, thời lượng bị ước tính sai, hoặc một sai lầm nào kia khó thống kê giám sát được đến.

Chỉ hoạt động tốt với các dự án nhỏ

Khi thời lượng và tác vụ kéo dài qua một trang, Gantt chart ban đầu mất dần tính năng của nó, vì sẽ tương đối khó để thấy một dự án công trình tổng quan liêu trên màn hình máy tính. Đồng thời việc phải cập nhật thường xuyên cũng khiến nhà làm chủ mất các thời gian, quan trọng với hầu hết dự án lên đến mức hàng trăm đầu việc.

Hơn nữa, biểu đồ vật Gantt ko làm giỏi trong việc mô tả sự phức tạp. Ví dụ: trường hợp một cột mốc có nhiều nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành và mỗi trách nhiệm đó có các nhiệm vụ phụ, biểu trang bị Gantt không thể biểu thị được điều này. Vì nguyên nhân này, những nhà thống trị dự án tránh việc chỉ phụ thuộc biểu đồ dùng Gantt mang lại nhu cầu cai quản dự án.

Sơ vật Gantt không làm xuất sắc với vấn đề xử lý các ràng buộc của dự án công trình .

Điều này là do trọng tâm chính của sơ trang bị Gantt là thời gian.

Có 3 ràng buộc cơ phiên bản trong một dự án: Thời gian, túi tiền và phạm vi. Chi tiêu và phạm vi rất đầy đủ sẽ không thể miêu tả được bên trên một sơ đồ Gantt. Đồng thời cũng khó phân biệt được rất cần được ưu tiên thực hiện công việc nào nếu như như sơ đồ gia dụng có không ít các quá trình đan xen, thường xuyên nhau.

*

*

Cách vẽmột sơ đồ gia dụng Gantt trong thống trị dự án

Sơ trang bị Gantt truyền thống lịch sử được tạo bằng cách vẽ tay vô cùng công phu, mỗi khi dự án có biến đổi thì cũng rất cần phải sửa đổi hoặc vẽ lại. Điều này đã tạo nên một hạn chế lớn đối với việc áp dụng Gantt chart. Mặc dù với sự ra đời của sản phẩm tính và các phần mềm, biểu trang bị Gantt ngày nay hoàn toàn có thể được khởi tạo, update và in ra một phương pháp dễ dàng.

Bước 1: khẳng định các đầu mục quá trình cần thiết

Việc trước tiên mà bạn cần làm sẽ là liệt kê tất cả các đầu mục các bước cần thiết để tiến hành dự án. Để khẳng định được các đầu mục công việc, hãy quan tâm đến về mục tiêu mà dự án công trình bạn yêu cầu đạt, nhờ vậy kế hoạch new thực sự mang về sự hiệu quả. Sau thời điểm có những danh sách công việc, chúng ta hãy khẳng định thời gian mau chóng nhất ban đầu dự án và thời gian ước tính nhằm thực hiện.

*

Bước 2: khẳng định mối quan hệ giới tính giữa các công việc

Một vào những ích lợi của sơ đồ Gantt là nó trình diễn được mối quan hệ giữa các công việc. Sau khoản thời gian có đầu mục công việc, khoảng thời hạn thực hiện, hãy khẳng định xem công việc nào cần phải chấm dứt mới rất có thể thực hiện tại được công việc kia. Những hoạt động phụ thuộc này được gọi là những quá trình “tuần tự” hoặc “tuyến tính”.

Những công việc khác đang “song song” – tức là chúng hoàn toàn có thể được thực hiện cùng dịp với những các bước khác. Càng những các quá trình song tuy vậy thì quá trình dự án của doanh nghiệp càng được rút ngắn.

Xem thêm: Bình Bông Mai Là Gì - Cách Nhận Biết Bình Bông Mai Nhật

Xác định rất nhiều nhiệm vụ song song và tuần tự trong dự án. Ngôi trường hợp nhiệm vụ này dựa vào nhiệm vụ khác, hãy để ý mối quan hệ tình dục giữa chúng. Nó giúp bạn có thâu tóm sâu dung nhan hơn về phong thái tổ chức dự án công trình và mang lại lợi ích khi ban đầu mô tả định kỳ trình vận động trên biểu đồ.

Trong biểu đồ dùng Gantt, có bố mối quan tiền hệ chính giữa các nhiệm vụ tuần tự:

Finish to Start (FS) – Nhiệm vụ FS ko thể bước đầu trước khi nhiệm vụ trước đó (và liên quan) kết thúc. Chúng ban đầu sau.

Start lớn Start (SS) – Nhiệm vụ SS ko thể bắt đầu cho đến lúc nhiệm vụ trước kia bắt đầu. Chúng ban đầu sau.

Finish lớn Finish (FF) – Nhiệm vụ FF không thể xong xuôi trước khi nhiệm vụ trước kết thúc. Chúng xong xuôi sau.

Ngoài ra còn các loại thứ tư, Start khổng lồ Finish (SF), vô cùng hiếm.

Bước 3: biểu diễn sơ đồ vật Gantt

Vậy là bạn đã sở hữu các dữ liệu cần thiết, giờ là lúc biểu diễn sơ đồ. Chúng ta có thể vẽbằng tay, Excel hoặc thực hiện các phần mềm vẽ sơ đồ dùng Gantt chuyên nghiệp hóa như: Gantto, Microsoft Project, linhthach.vn Wework...

Ngoài ra có một số trong những công cụ được thiết kế với dựa trên đám mây, tức là bạn với nhóm hoàn toàn có thể truy cập tài liệu từ ngẫu nhiên vị trí nào. (Nó giúp ích rất nhiều khi thảo luận, tối ưu hoá và report dự án.)

*

Một dự án khá phức tạp được trình bày trên Excel

Bước 4: update tiến độ dự án

Khi dự án của chúng ta di đưa dọc theo biểu vật nghĩa là nó vẫn tiến triển. Tuy vậy trong thời gian triển khai dự án, vẫn xảy ra tương đối nhiều sự nuốm đổi. Lấy ví dụ như như các bước A cần hoàn thành để quá trình B thực hiện thế nhưng các bước A lại chưa xong, vậy phải kiểm soát và điều chỉnh tiến độ như thế nào để đảm bảo chúng không ảnh hưởng đến cục bộ dự án. Thường xuyên theo dõi và cập nhật các chuyển đổi để các bạn có những kiểm soát và điều chỉnh kịp thời. Điều này còn giúp bạn cập nhật thông tin về chiến lược cho nhóm của chính bản thân mình và nhà tài trợ.

Hướng dẫn biện pháp vẽ sơ đồ gia dụng Gantt trong Excel

1. Sẵn sàng dữ liệu

Để bổ sung thêm cho chỗ Thực hiện tại dự án, bọn họ sẽ thêm cột % completion (tỷ lệ hoàn thành) trong bảng Thực hiện (actual), đôi khi thêm mục Days completed (số ngày đã thực hiện) trong Data Preparation vào đó:

Nếu Project timeline (thời gian dự án) mang đến mục Plan thì sẽ không còn tính Days completedNếu Project timeline là Actual thì Days completed = % completion * Days

Mục đích là để tìm hiểu được thực tế đã xong xuôi bao nhiêu % so với tiêu chuẩn. Bảng dữ liệu sau khi xong sẽ như sau:

*

2. Công việc vẽ biểu đồ dùng Gantt Chart

#1 Tạo bắt đầu 1 biểu đồ

Trong thẻ Insert trên thanh công cụ, lựa chọn Chart/ Bar/ Stacked Bar

*

#2 Nạp tài liệu vào biểu đồ

Trong thẻ Chart Tools (bấm vào biểu đồ vừa tạo ra sẽ xuất hiện thêm thẻ Chart tools bên trên thanh công cụ) lựa chọn mục Design, lựa chọn tiếp Select Data

*

Trong Chart data range: lựa chọn vùng tài liệu nạp vào Chart:

*

Thêm 1 vùng tài liệu nữa là Start date: trong phần Legend Entries (series) bấm Add

*

Tiếp theo chúng ta sẽ đổi khác thứ tự mang lại Start date chuyển lên trước mục Days vào Legend Entries và Edit lại đến mục Horizontal (category) Axis Labels. Hoàn tất bước này chúng ta sẽ chiếm được biểu thứ như bên dưới:

*

#3 sắp xếp thứ trường đoản cú của task

Trong biểu đồ dùng trên họ thấy những Task đang bố trí thứ từ bỏ ngược so với ước ao muốn. Vì chưng đó chúng ta sẽ thu xếp lại thiết bị tự này bằng cách:

Bấm vào tên các Task vào biểu đồ

Trong hành lang cửa số Axis Options bấm chọn mang lại mục Categories in reverse order

*

#4 Chỉ lưu giữ phần biểu đồ dùng số ngày thực hiện cho các task

Trong biểu đồ vật trên, phần tô màu xanh chính là phần số ngày triển khai cho những Task, còn phần đánh màu vàng là tính tự mốc bắt đầu. Mốc này được Excel tự động hóa gợi ý. Do đó mục đích của họ khi vẽ biểu đồ vật Gantt chart để cai quản tiến độ dự án chính là chỉ hiển thị phần Số ngày tiến hành các Task.

Để ẩn phần tô màu vàng, chúng ta click chuột phải vào thanh biểu đồ, lựa chọn Format Data Series, vào mục Fill chọn No fill, mục Border chọn No Line

*

#5 chuyển đổi khoảng thời gian của biểu đồ

Khi vẽ biểu thứ dạng này, Excel sẽ auto gợi ý cho họ về khoảng chừng thời gian. Tuy nhiên gợi ý này không hẳn lúc nào thì cũng chính xác. Bởi vì đó bọn họ sẽ cần kiểm soát và điều chỉnh lại khoảng thời hạn này cho liền kề với dự án công trình mà họ theo dõi.

Tuy nhiên khi chúng ta nhấp chuột vào mục Ngày vào biểu đồ dùng thì thấy:

Mục đích của họ là thay đổi sang:

Nhập 2 thời buổi này vào vị trí bất kỳ trong Sheet, tiếp nối format cells mang lại 2 địa chỉ đó dưới dạng General chúng ta sẽ thấy giá bán trị ngày nay được hiển thị dưới dạng con số. Nhập 2 số này vào phần bên trên ta được:

*

#6 quan sát và theo dõi tỉ lệ chấm dứt công việc

Để hoàn toàn có thể theo dõi tỷ lệ hoàn thành quá trình thì bọn họ phải màn trình diễn phần Days completed vào trong biểu đồ cùng lồng vào vào phần Days. Để có tác dụng được điều này họ sẽ thêm 1 đối tượng người sử dụng vào biểu thiết bị đó đó là Error Bar

Bấm chuột vào biểu đồ và chọn trong thẻ Chart Tools/ kiến thiết / add Chart Element / Error Bars / More Error Bar Options

*

Khi chọn More Error Bar Options sẽ xuất hiện thêm mục Add Error Bars linhthach.vnd on Series: tức là Excel mong muốn hỏi họ sẽ thêm dữ liệu Error Bar tính cho vùng tài liệu nào. Ở đây chúng ta sẽ chọn đến Start date.

Trong mục Format Error Bars thiết lập như sau:

Direction chọn Plus

End syle chọn No cap

Error Amount lựa chọn Custom/ Specify Value và lựa chọn tới vùng Days Completed (vùng O4:O9)

Sau đó họ sẽ định hình hiển thị mang lại vùng này như sau:

Chọn màu sắc (color): yêu cầu chọn màu gồm độ tương bội phản cao đối với màu đang hiển thị trên biểu đồ

Chọn phạm vi (width): tùy theo độ rộng của vùng biểu đồ để lựa chọn tương ứng thế nào cho Error Bar sẽ chèn lên toàn cục vùng biểu đồ gia dụng gốc

Kết quả sau khoản thời gian sử dụng Error Bar như sau (trong biểu đồ tiếp sau đây đã đổi màu Working days là color vàng, Error bar (day completed) color xanh)

*

Như vậy là họ đã gồm thể hoàn thành được biểu đồ cai quản dự án (hay có cách gọi khác là Gantt chart – biểu đồ làm chủ tiến độ dự án).

Excel có phải là lựa chọn rất tốt cho Gantt chart? Có phần mềm vẽ sơ đồ Gantt nào thuận lợi và chính xác hơn không?

Khi lựa lựa chọn một công nắm để sản xuất sơ đồ gia dụng Gantt, thông thường sẽ sở hữu 3 lựa chọn: Excel, phần mềm vẽ Gantt chart chuyên dụng, phần mềm quản lý dự án cùng với module Gantt chart.

Excel là công cụ thịnh hành nhất vì tính linh hoạt và gần cận với bạn dùng. Ưu điểm chính của nó là khả năng tùy chỉnh thiết lập dễ dàng. Mặc dù mặc mặc dù cho là công cụ không còn xa lạ nhưng Excel lại sở hữu những nhược điểm hết sức lớn:

Giao diện hơi cồng kềnh. Mất thời gian để tạo thủ công bằng tay ra một dự án công trình kể cả đơn giản dễ dàng hay phức tạp. Phần nhiều hướng dẫn bên trên chỉ là các bước cơ bản, để biến tài liệu bảng tính thành một phương pháp theo dõi dự án trực quan liêu thì tín đồ dùng có nhu cầu các kỹ năng quan trọng đặc biệt và chuyên môn hơn.

Một yếu điểm khác là chúng cần được update tiến độ thủ công bằng tay mỗi khi hầu như thứ biến đổi trong quy trình thực hiện nay dự án. Điều này khiến nhà làm chủ và nhân viên cấp dưới mất đi tính năng động vì không có tác dụng truy cập Excel rất nhiều lúc đầy đủ nơi.

Mỗi lần cập nhật phải báo mang lại mọi tín đồ biết vì không có tính năng thông báo.

Phần mềm vẽ sơđồ Gantt chuyên được dùng cũng là 1 tùy lựa chọn hợp lý, có thiết kế có công năng riêng dành cho việc này đề xuất nó có thể chấp nhận được bạn sản xuất sơ vật dụng cho tất cả các loại dự án. Tuy nhiên mọi chuyện đã chỉ tốt đẹp khi tạm dừng ở tiến độ lập planer của dự án. Khi thống trị các hoạt động và nhiệm vụ, nhà làm chủ sẽ đề xuất chuyển sang một căn nguyên hoặc công cụ khác ví như giao tiếp, điều đình về quality kết trái của từng nhiệm vụ,.. Rất cực nhọc để nỗ lực được nguồn thao tác thực sự của group là sống đâu.

Một phần mềm làm chủ dự án tích hợp đồ họa Gantt chart là 1 lựa chọn lôi cuốn và thích phù hợp với nhà quản lí lý chính vì nó hỗ trợ tất cả những công cụ bạn cần để cai quản dự án từ đầu đến cuối.

Ngoài tự động hiển thị quá trình dưới sơ trang bị Gantt, nhà quản lý có thể theo dõi dự án dưới nhiều mắt nhìn khác như Kanban, Checklist,... Mỗi góc nhìn lại bao hàm ưu nhược điểm, thể hiện được nhiều insight không giống nhau.

*

Một sơ đồ Gantt được vẽ tự độngtrên phần mềmquản lý dự án công trình linhthach.vn Wework

Các ứng dụng này chất nhận được người sử dụng tạo một dự án tinh vi với đầy đủ công việc nhỏ bên trong những nhiệm vụ. Việc update dự án cũng dễ dàng và cấp tốc chóng.Một chức năng cực kỳ hữu dụng là phần mềm sẽ gửi thông báo ngay lập tức tới các người tương quan đến dự án mỗi lúc có vắt đổi.Một số ứng dụng còn tích hợp chế độ chat nội bộ.

*

Người dùng có thể trao đổi trực tiếp bên dưới mỗiđầu câu hỏi trên sơ đồ gia dụng Gantt

Các phần mềm này đềukhông tốn hèn và hỗ trợ giao diện đám mây thân thiện với người dùng, có thể sử dụng bên trên cả máy tính xách tay và sản phẩm công nghệ di động.

Xem Review chi tiết Top 15 ứng dụng quản lý các bước và dự án cực tốt hiện nay.

Trong số các phần mềm quản lý quá trình và dự án tốt nhất có thể hiện nay,linhthach.vn Wework là công cụtích hợp tương đối đầy đủ các tài năng Lập chiến lược - Giao bài toán - quan sát và theo dõi tiến độ các bước - đánh giá - report tự động.

Với linhthach.vn Wework, quá trình luôn được theo dõi gần kề sao trong ngẫu nhiên thời gian nào, cho dù bạn đã ở đâu, bao gồm đang sử dụng máy tính hay điện thoại. Đó chính là công nghệmà chúng ta cần đầu tư chi tiêu nếu ý muốn thức thời với technology 4.0 vào doanh nghiệp.

Để được TƯ VẤN và thử nghiệm TRẢI NGHIỆM TÍNH NĂNGxem ứng dụng linhthach.vn Wework có tương xứng với nhu cầu của chúng ta bạn tuyệt không, hãy đăng ký miễn chi phí ngayTẠI ĐÂY.